Personvernerklæring for Fleks AS

Ditt personvern er viktig for Fleks AS ("Fleks") og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. Vår behandling av personopplysninger skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverk, herunder GDPR og personopplysningsloven. Denne personvernerklæringen gir informasjon om hvordan Fleks behandler personopplysninger om pilotbrukere og kunder hos Fleks (samlet betegnet "Kunder").

1. Behandlingsansvarlig

Fleks er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne personvernerklæringen. Fleks er et selskap heleid av Bertel O. Steen AS.

2. Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Når du blir Kunde hos Fleks, samler vi typisk inn følgende personopplysninger om deg:

  • Kontaktinformasjon: navn, telefonnummer, epostadresse og postadresse.
  • Fødselsdato/fødselsår/personnummer
  • Kopi av førerkort
  • Betalingsinformasjon, som kortnummer og hvilke betalinger du har foretatt.
  • Kredittopplysninger.
  • Bruksmønster: dvs. informasjon om hvilken bil du er interessert i, hvilke biler du har leid, hvor ofte du benytter deg av Fleks tjenester, hvor ofte du bytter bil etc.
  • Teknisk data: dvs. IP-adresse, nettleser, operativsystem og informasjon om type PC/mobilenhet.
  • Kjøretøydata: Fleks innhenter også data fra bilen gjennom bilens systemer som ikke er knyttet direkte til Kunden, men til selve bruken av bilen (dvs. uavhengig av om det er Kunden som fører bilen) f.eks. data knyttet til kjøring, slik som bilens geografiske plassering, bruksdata (kilometer, kjøreprofil (hastighet m.v)) og lignende. Fleks vil også ha tilgang til data fra eventuell ladebrikke, drivstoffkort, bompengebrikke og eventuelt andre tilleggstjenester som leveres av Fleks.
  • De fleste av opplysningene vi har om deg, mottar vi direkte fra deg. Informasjon om bruksmønster, kjøretøydata og teknisk data genereres i våre systemer.

3. Hva bruker vi personopplysninger til?

Vi bruker personopplysninger om deg til følgende formål:

  • Vi bruker kontaktinformasjon, fødselsnummer, betalingsinformasjon, kopi av førerkort, kredittopplysninger og bruksmønster og kjøretøydata i forbindelse med inngåelse av kundeavtale med deg og administrasjon av kundeforholdet. Det rettslige grunnlaget for denne bruken er at det er nødvendig for å inngå og administrere vår kundeavtale med deg. Vi har et saklig behov for å innhente kredittopplysninger for å redusere vår økonomiske risiko ved inngåelse av abonnement.
  • Vi bruker betalingsinformasjon og kjøretøydata for å ta betaling fra deg for tjenestene du benytter hos oss. Det rettslige grunnlaget for denne bruken er at det er nødvendig for å inngå og oppfylle vår kundeavtale med deg.
  • Vi bruker kontaktinformasjon til å sende deg informasjon og markedsføring om Fleks. Hvis du er eksisterende Kunde av Fleks, har vi lov til å sende deg markedsføring om produkter som er tilsvarende de kundeforholdet bygger på. Det rettslige grunnlaget er i så fall vår berettigete interesse i å holde deg oppdatert på Fleks. Dersom du ikke har et eksisterende kundeforhold med Fleks, vil vi kun sende deg markedsføring dersom du har samtykket til dette.
  • Vi bruker bruksmønster og kjøretøydata for å videreutvikle og forbedre våre tjenester, blant annet til å finne ut hvilke biler som er mest populære. Det rettslige grunnlaget for denne bruken er vår berettigete interesse i å videreutvikle Fleks.
  • Vi bruker betalingsinformasjon for bokføringsformål. Det rettslige grunnlaget for denne bruken er våre rettslige forpliktelser i bokføringsloven.
  • Vi bruker kjøretøydata til service- og vedlikeholdsformål, kjøretøy- og tjenesteanalyse, sikkerhet og henting av/tilgang til bil. Det rettslige grunnlaget for denne bruken er at det er nødvendig for å oppfylle vår avtale med deg og vår berettigete interesse i å sørge for sikkerhet i våre tjenester og i å utarbeide analyser og statistikk for å kunne videreutvikle våre produkter.
  • Vi vil også kunne bruke personopplysninger til andre formål som ikke er inkompatible med de nevnt over, som f.eks. i forbindelse med krav eller rettslige tvister, eller i forbindelse med oppkjøp eller salg av virksomheten.

4. Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har. Hvis du har et kundeforhold med Fleks, vil vi lagre personopplysninger om deg så lenge kundeforholdet er aktivt og for en periode på 3 år etter, i samsvar med gjeldende foreldelsesfrister. Vi lagrer betalingsinformasjon i 5 år i samsvar med bokføringsloven.

Vi vil slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi det er nødvendig for oss å oppbevare opplysningene for formålene beskrevet over eller vi er rettslig forpliktet til å lagre opplysningene.

5. Hvem utleverer vi personopplysninger til?

Vi vil dele personopplysninger om deg med tjenesteleverandører, f.eks. til serviceverksted, i den grad det er nødvendig for å levere for å levere produkter og tjenester til deg. Vi vil også kunne utlevere personopplysninger til vårt morselskap, Bertel O. Steen, hvis det er nødvendig for å oppfylle vår avtale med deg eller hvis det er et annet behov for det, f.eks. hvis du kontakter Bertel O. Steens personvernombud.

Vi benytter IT-leverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss som våre databehandlere. Vi vil inngå databehandleravtaler med slike leverandører som sikrer at de ikke behandler personopplysningene til andre formål enn de som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Vi overfører per i dag ikke personopplysninger utenfor EØS. Dersom vi i fremtiden vil overføre personopplysninger utenfor EØS-området, f.eks. fordi vi benytter leverandører som er etablert der, vil vi sørge for at opplysninger om deg sikres på en forsvarlig måte, enten ved EU-godkjente dataoverføringsavtaler med mottakerne, eller ved å sikre at mottakerne har underlagt seg EU-godkjente sertifiseringsordninger. Vi vil i så fall informere om slik overføring ved å oppdatere denne personvernerklæringen.

6. Rettigheter

Du har rett til innsyn i og korrigering eller sletting av personopplysninger, samt begrensning av behandlingen av dine personopplysninger. Du har også rett til å protestere mot behandlingen. Du har rett til å be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet). Videre har du rett til å trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.

Du har også rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettsvirkning for, eller på tilsvarende måte i betydelig grad, påvirker deg.

Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til: personvern@fleks.no eller eventuelt per post til Fleks AS, Boks 52, 1471 Lørenskog. Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet: post@datatilsynet.no.

7. Personvernombud

Bertel O. Steen har tilsatt et eget personvernombud som bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Har du noen spørsmål eller innsigelser til vår behandling av personopplysninger, send en e-post til konsernets personvernombud: personvernombud@bos.no, eller eventuelt per post til Bertel O. Steen AS, Personvernombudet, Boks 52, 1471 Lørenskog.

8. Informasjonssikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant, for å fremme bevissthet om Bertel O. Steens retningslinjer og rutiner for personvern.

9. Endringer

Dersom vi foretar endringer i denne personvernerklæringen, vil endringene bli publisert på denne nettsiden 14 dager før de iverksettes.